De acordo com sua etimologia, este termo vem do particípio plural do verbo latino “Agere” (fazer) e refere-se a “Atos” . É denominado Acta qualquer documento que tenha sido feito durante uma reunião ou assembleia, e que seja escrito por alguém que estava presente naquela reunião, e onde todas as convenções e tratados durante as mesmas conclusões são refletidos.
A preparação da ata permite que a reunião realizada seja válida e, se for o caso, pode servir de prova se houver algum problema.
Um registro pode descrever tudo o que foi dito em uma reunião, os resultados de competições, eleições, etc., bem como as notas dos alunos, resultados de loteria, festa de casamento, entre outros. Normalmente, o registro deve conter sempre a data, local e hora em que foi feito, além de uma breve introdução do motivo do preenchimento. Geralmente estas são mantidas ou registradas em um livro de atas, no qual estão todas as atas realizadas durante um determinado período, e cronologicamente, levando-se em consideração que todas as suas páginas devem ser numeradas para manter uma ordem.
Terminada a reunião e terminada a acta, todos os participantes dão sinal verde de tudo o que consta da acta e procedem à sua assinatura, devendo cada um dos participantes assinar, deixando assim um certificado da sua intervenção e aceitação de tudo que está escrito nele.
