O documento é a impressão em algum tipo de papel da explicação ou compilação de informações que atestam publicamente um evento ou confirmam a realização de uma ação. Tudo pode ser escrito em um documento, desde uma história até a história de um passado que foi contado. Um documento serve basicamente para preservar a ideia do que aconteceu no tempo, para depois ser revisto e servir de referência ou parte de uma história.
Quando se trata de instituições com características de empresas com centenas de documentos a circular pelos corredores e emails, estas representam um modo de vida fundamental definido na necessidade de comunicar e enviar dados através destas ferramentas que, como indicamos acima, são utilizadas a fim de manter o registro das coisas passadas. Numa empresa, a guarda e o cuidado dos documentos que a constituem é imprescindível, visto que é importante manter um registo de tudo o que nela se processa e apura por meio desses documentos.
Um documento deve seguir uma série de regras e condições que devem ser respeitadas por quem o redige, entre elas destaca-se o uso correto de uma grafia aceitável, o uso incorreto de um sinal de pontuação pode representar um mal-entendido. Deve ser identificado corretamente para saber de onde vem e a que destino leva. Os documentos podem ser manuscritos (manuscritos), mas hoje em dia com o crescente boom da tecnologia, é comum fazer documentos no computador, para isso existem editores completos e simples que facilitam a experiência de escrever um documento.
Os documentos também precisam ser transportados para seus respectivos destinos, para isso também precisamos de uma ferramenta chamada mail, atualmente é mais utilizado do que todo o correio eletrônico, que consiste no envio do documento e outros tipos de arquivos pela Internet.
Os documentos também podem ser classificados como documentos primários, aqueles que contêm informações originais do autor e não foram submetidos a tratamento ou modificação por outra pessoa que não seu responsável, em documentos secundários, que serão aqueles que receberam um tratamento e terciário, que são os documentos secundários aos quais foi aplicado um tratamento.
