A Folha de Pagamentos é a ferramenta através da qual a empresa se encarrega de manter todos os registros relativos aos pagamentos (salários, gratificações) e descontos pelos serviços prestados pelos funcionários que nela trabalham em um período já estipulado. A folha de pagamento é de grande importância para essas instituições financeiras, pois depende delas o controle financeiro dos ativos e passivos das empresas, além do controle dos tributos a serem pagos sobre elas.
Este registo tem validade jurídica, visto que contém os dados fiscais (nome, morada, número de contribuinte, função laboral, número da segurança social, antiguidade, etc.) tanto do trabalhador como dos dados fiscais da empresa.
Para poder preparar uma folha de pagamento corretamente, o procedimento deve ser seguido passo a passo, em geral os passos a seguir são muito semelhantes se forem comparados de uma empresa a outra, para iniciar na folha de pagamento o nome de todos deve estar refletido e cada um dos trabalhadores pertencentes à empresa, seus pagamentos e respectivas deduções. Os dados que devem ser incluídos nele devem ser o valor do saláriocobrada pelo referido empregado, a quantidade de horas trabalhadas, que será dividida em horas normais e horas extras após, os pagamentos devem ser aplicados por cada hora trabalhada resultando no pagamento acumulado. As deduções autorizadas (contribuição previdenciária) devem ser registradas após o valor gerado, para se obter a diferença entre o provisionado e as deduções.
Existem diferentes tipos de folhas de pagamento, sendo classificadas principalmente por dois fatores, o período de tempo em que são emitidas e o tipo de pessoal que a organização possui.
Dependendo do prazo de pagamento, podem ser classificados em folhas de pagamento semanais, são emitidos a cada 7 dias, para prepará-los é necessário levar em consideração o número de semanas que o mês terá. Folhas de pagamento quinzenais, são emitidas quinzenalmente, geralmente são canceladas nos dias 15 e 30 de cada mês, na América Latina esta é uma das formas de pagamento mais frequentes. Por fim, existem folhas de pagamento mensais, aquelas em que o trabalhador recebe o rendimento integral pelas horas trabalhadas a cada 30 dias.
Existem duas folhas de pagamento de acordo com o tipo de pessoal, as folhas de pagamento do pessoal executivo, assim chamadas porque se refletem nos pagamentos dos gerentes seniores, em geral isso é geralmente confidencial, pois os valores que são tratados são elevados. A segunda é a folha de pagamento geral, é aquela onde se encontram os pagamentos e descontos dos trabalhadores e pessoal administrativo das empresas.
