Os recibos, como documento, servem como prova. Suponha que um homem contrate um homem do gás para fazer uma nova conexão em sua casa. Os dois concordam que o pagamento será feito em duas parcelas: Quando o dono da casa paga primeiro, a empresa de gás dá a ele um recibo que funciona como um registro. No papel você pode ler: "Recebi do Sr. X a soma de Y pesos para". Desta forma, em caso de eventual reclamação do gás por alegada falta de pagamento, o contratante pode apresentar o recibo, que deverá ser assinado por quem está a guardar o dinheiro.
Existem diferentes formatos de recibos. Em alguns casos, o mesmo recibo é preenchido em duplicado, deixando uma via para o pagador e outra para quem recebe o dinheiro. Em outros casos, uma fatura pode servir como um recibo.
A diferença entre a fatura e o recibo, em qualquer caso, é importante, uma vez que os recibos geralmente não têm valor fiscal ou funcionam como voucher vinculado a um imposto. Existem outros termos relacionados, que geralmente também são percebidos como sinônimos pelo grande público, embora um empresário deva entendê-los perfeitamente para tentar conduzir seus negócios com a maior transparência e legalidade possível.
Um certificado de pagamento serve para legitimar que você pagou por um serviço ou produto. Às vezes, também tem a função de controle fiscal.
Existem diferentes tipos dependendo do formato, se está registrado e outras características:
- Fatura ou pagamento de contas: são os dados do remetente e do destinatário, os detalhes dos produtos e serviços fornecidos, preços unitários, preços totais, descontos e impostos.
- Bilhete ou bilhete: normalmente são impressos por uma impressora fiscal (onde está registado) num rolo de papel (que depois é cortado manual ou automaticamente) de largura consideravelmente inferior à das notas fiscais. Cada tíquete é registrado na memória da impressora automaticamente. Na Argentina, quem possui impressora fiscal deve imprimir tíquetes sem exceção (não há valor mínimo).
- Prova ou recibo de pagamento: são os dados do cheque emitido a favor de uma pessoa ou empresa, e o detalhe das faturas ou serviços que se pagam com esse cheque emitido, quem o opera, quem o revê, quem o recebe de acordo com com a descrição, data de recebimento, descrição das faturas (números pagos), preços totais, descontos e impostos. É utilizado para registar por uma empresa o que foi pago ou efectuado com a emissão do referido cheque que se encontra na cópia do recibo.
