A etimologia da palavra Arquivo vem do latim "Archivum" que significa "residência dos magistrados". Hoje a palavra arquivo é designada para se referir ao site ou destino onde são armazenados e preservados os documentos que poderiam ser criados por pessoas ou instituições e por isso os arquivos podem ser privados ou públicos.
O objetivo fundamental de qualquer arquivo é permitir que os documentos sejam armazenados, ordenados e classificados, para que quando precisem de ser pesquisados possam ser encontrados com eficiência e rapidez.
No mundo da computação, o termo arquivo (ou arquivo, do idioma inglês) é comumente usado para se referir a um conjunto de dados ou informações digitais com base em "bits ou informações binárias" que podem ser salvos e posteriormente usados por meio de aplicativos existentes no computador ou qualquer outro dispositivo tecnológico. Um arquivo de computador é armazenado no disco rígido do computador e consiste em um nome e na extensão da pasta que o contém (exemplo: nome do arquivo.ext).
Lembre-se de que nem todos os arquivos são armazenados da mesma forma nos computadores, um arquivo de texto é salvo de forma diferente de um arquivo de imagem, vídeo ou música; O espaço que ocupam no disco rígido também não é o mesmo, pois seus conteúdos são diferentes. As vantagens dos arquivos digitais é que eles podem ser movidos, copiados, excluídos, mudar de localização, etc. De nossos computadores, eles também podem ser compartilhados por redes sociais, por exemplo, e enviados por e-mail.
No entanto, deve-se levar em consideração que os arquivos fazem parte da história da humanidade desde que ela começou a registrar sua vida, pois os dados ou documentos mais importantes sempre foram armazenados em arquivos físicos, uma vez que não houve a tecnologia que você tem hoje. Esses documentos foram armazenados em grandes depósitos, caixas ou prateleiras. Embora uma de suas maiores desvantagens seja que com o tempo a deterioração do papel é inevitável e eles perdem todo o seu conteúdo. Ainda assim, não podemos esquecer que existem muitos livros e documentos físicos que têm um valor histórico emblemático e por isso procuraremos sempre mantê-los no melhor estado possível.
