Um diagrama que mostra um processo ou sistema passo a passo é conhecido como um fluxograma ou fluxograma, usado em várias áreas, seja para planejar, documentar, melhorar, etc. Utilizam uma série de símbolos que indicam cada uma das etapas realizadas, como retângulo, losango e círculo, que devem ser conhecidos para saber fazer um fluxograma. Alguns dos diagramas mais comuns são os de sistemas, dados e documentos, mas para sua elaboração é necessário seguir alguns passos detalhadamente.
O que é um fluxograma
Tabela de conteúdos
Entender o que é um fluxograma é muito importante, pois por meio dele você pode resolver diversos problemas com os processos de uma organização. A definição mais amplamente aceite de um diagrama de fluxo que é de " gráfico esquemática que é usado para indicar a ordem na qual as instruções deve ser levada a cabo em ordem para resolver um problema determinado". Em geral, este tipo de gráfico é usado dentro áreas como economia, programação, psicologia cognitiva e até processos industriais.
Esses esquemas podem ser baseados em qualquer processo, um exemplo de fluxograma poderia ser o sistema de iluminação de uma lâmpada ou o processo para preparar uma receita de comida.
Características de um fluxograma
As principais características de um fluxograma são as seguintes:
- Eles devem ser o mais precisos possível, uma vez que diagramas muito longos geralmente são mais complicados de entender e assimilar, portanto, são menos práticos.
- Devem conter os símbolos apropriados de acordo com o processo representado, o que evita que sejam mal interpretados.
- Ao observar o diagrama, as etapas a serem seguidas em um processo ou sistema devem ser capturadas diretamente, sem a necessidade de ler longas notas referentes a tal processo.
- Deve-se observar que as características de um fluxograma podem variar dependendo do tipo de diagrama e do processo descrito.
Para que serve um fluxograma?
Estes gráficos são muito úteis para decompor qualquer atividade que se queira desenvolver tanto a nível industrial como de serviço, em qualquer uma das suas áreas. O fluxograma de uma empresa é de extrema importância, pois através dele você pode saber a ordem em que ela atua e os processos que seguem para a obtenção de seu produto. Da mesma forma, são utilizados para a descrição de qualquer sistema ou método que deva ser implementado neles, permitindo uma compreensão clara de qualquer processo que se realiza, bem como do seu funcionamento, o que por sua vez contribui para estudos posteriores e possíveis modificações para melhorá-lo.
Os fluxogramas podem até substituir longas páginas de texto, já que sendo um desenho, o cérebro humano interage melhor com as informações que contém. É por isso que é importante saber o que é um fluxograma.
Símbolos de fluxograma mais comuns
Símbolo de início / fim
É representado por uma oval, é responsável por indicar o ponto de partida e o fim do processo, geralmente inclui as palavras dentro dele, como "início" e "fim" conforme o caso. Isso também é chamado de símbolo do terminador e pode indicar, além do acima, o possível resultado de um caminho.
Símbolo de ação ou processo
Neste caso o símbolo utilizado é o retângulo, deve-se observar que cada retângulo indicará uma etapa dentro do sistema ("adicionar queijo à pizza") ou, na sua falta, um subprocesso para aqueles sistemas de maior complexidade ou tamanho (desenvolver um pizza), o que o torna um dos símbolos mais comumente usados em diagramas.
Símbolo de documento impresso
É um retângulo cuja linha inferior é curva, representa a entrada ou saída de dados que podem ser lidos por pessoas, como um documento ou relatório impresso, embora também possa ser um e-mail, no caso de as saídas podem ser um memorando ou uma carta.
Símbolo de vários documentos
É semelhante ao descrito acima, porém neste caso três símbolos são mostrados sobrepostos um atrás do outro, indicando a entrada ou saída de vários documentos dentro do processo. Como o símbolo do documento impresso, alguns exemplos podem ser: relatórios de impressão ou e-mails para entrada e um memorando para saída.
Símbolo de decisão ou ramificação
Tem a forma de um losango e marca uma incógnita que deve ser respondida, criando assim uma ramificação que indica que o curso do sistema seguirá uma direção de acordo com a referida decisão. São linhas que indicam decisões diferentes, originadas em pontos distintos do losango e isso pode acontecer de acordo com as respostas que são fornecidas.
Símbolo de entrada / saída
Também é chamado de símbolo de dados e é usado para mostrar ou indicar os dados que entram e saem do sistema, como um pedido do cliente (entrada no sistema) e a venda do produto (saída). Deve-se notar que o símbolo da fita de papel representa a entrada e a saída, porém foi substituído por este.
Símbolo de entrada manual
Este símbolo representa que uma pessoa executará um procedimento manualmente. Ou seja, os dados do campo ou da etapa a ser seguida pelo sistema devem ser executados por meio de um dispositivo manual, como um teclado. Outro exemplo pode ser quando se loga no PC e é solicitada a senha do usuário.
Símbolo de preparação
Por meio deste símbolo está sendo indicado que antes de prosseguir com o processo são necessários ajustes ou algumas modificações. É o ponto de diferença entre as etapas em que o processo é preparado e onde o processo é executado. Permite incorporar a configuração em outra etapa dentro do mesmo sistema.
Símbolo do conector
Tem a forma de uma esfera e é caracterizada por assinalar que será efectuada uma inspecção naquele ponto e que o processo continuará onde foi colocado um desenho idêntico. Em geral, essa figura é usada em diagramas mais complexos e é responsável por vincular os elementos que estão separados na mesma página.
Símbolo de fusão
Ele indica que nesta etapa, dois ou mais threads serão combinados em um. A forma que tem é uma pirâmide invertida.
Tipos de fluxograma
Diagramas de fluxo de documentos
Seu objetivo é indicar os controles existentes no fluxo de documentos, por meio dos componentes de um processo. Este tipo de diagrama deve ser lido da esquerda para a direita, por exemplo: processo de transporte de documentos para os locais onde são necessários.
Diagrama de fluxo de dados
Por meio deles, são mostrados os controles que determinam os fluxos de dados em um processo. São utilizados para indicar os canais pelos quais os dados são enviados, por exemplo: são utilizados na engenharia de software, para fornecer uma abordagem focada no desenvolvimento técnico.
Diagramas de fluxo de sistemas
Ele indica a magnitude dos dados que passam pelos componentes mais importantes do processo, como mídia de armazenamento, redes de comunicação, processadores, entrada de dados e programas.
Diagrama de Fluxo Geral
É utilizado para descrever cada uma das etapas que constituem um processo de produção ou serviço, representando cada uma das etapas a seguir para a obtenção do referido produto. Por exemplo: o processo de engarrafamento de uma bebida em uma fábrica de engarrafamento.
Diagrama de Fluxo de Trabalho
Os workflows são mapeados, é comum o uso de informações e documentação de escritório, além de envolver tarefas. Por exemplo: faça um gráfico das etapas necessárias em um centro de saúde para uma visita.
Diagramas de fluxo do programa
Por meio deles, são apresentados os controles incorporados a um programa que por sua vez fazem parte de um processo. Por exemplo: o processo de funcionamento de uma máquina, que ao mesmo tempo faz parte de um sistema maior.
Fluxograma detalhado
Nesta aula são exibidos todos os detalhes de cada uma das atividades dos processos, os feedbacks, as orientações, os pontos onde as decisões deveriam ser tomadas, entre outros, por exemplo: quando o produto deve ser selecionado em uma linha de produção acabado e descarte aqueles que apresentam falhas.
Diagrama de fluxo do produto
É usado apenas para descrever como um determinado produto é feito. Este diagrama determina qual será a matéria-prima que será utilizada. Por exemplo: quando se faz algum tipo de pão e se especifica o tipo de farinha a ser usada e como deve ser usada.
Diagrama de fluxo de processo
Este tipo reflete as relações entre os principais componentes de uma planta industrial. É amplamente utilizado nas áreas de engenharia química e de processos.
Por exemplo: é usado para melhorar ou documentar um processo ou dar forma a um novo.
Diagrama de fluxo lógico
É um tipo de diagrama que enfoca os negócios e suas atividades. É uma ferramenta que simboliza graficamente as sequências das etapas de um processo, demonstrando a sequência lógica dessas etapas para resolver ou desenvolver um processo. Por exemplo: auxilia na detecção e busca de erros de um processo.
Diagrama de fluxo de decisão
Isso contribui para o estudo de estratégias tanto em termos de relacionamento interno como em congruência com o exterior. Por exemplo: o processo de comunicação dentro de uma das seções de uma empresa
Como desenhar um fluxograma
1. A primeira coisa que deve ser levada em consideração para saber como fazer um fluxograma é determinar os elementos que irão compor o sistema, pois isso ajudará a desenhá-lo na ordem correta para que possa ser facilmente compreendido. Alguns dos componentes são:
- Input ou inputs: são vários tipos de dados, como tabelas, informações, documentos, artigos, entre outros. O que é usado dentro do sistema e posteriormente transformado em outputs.
- Processamento: ações que por meio de técnicas e ferramentas são implementadas nas entradas, que posteriormente são convertidas em produtos ou saídas.
- Saída ou saídas: é o fruto do processo e que, como as entradas, podem ser documentos, materiais, artigos, etc.
2. O segundo passo é saber quais símbolos são usados e o significado de cada um deles.
3. Desenhe cada etapa na ordem correta. Note-se que em alguns casos existem etapas que ocorrem em paralelo ou que, na sua falta, devem aguardar a saída de outros processos anteriores.
4. Desenhe as setas que ligam os processos.
5. A seguir, os símbolos devem mostrar o que acontece em cada etapa do processo, ou seja, se é necessário aguardar outra etapa, se é necessário aguardar documentos ou dados ou se é tomada uma decisão.
6. Neste ponto, os símbolos que correspondem a cada etapa do sistema devem ser desenhados.
7. Finalmente, o resultado deve ser inspecionado.
Atualmente existem várias ferramentas para desenvolver esses diagramas, a ponto de na web ser possível encontrar programas para fazer fluxogramas, abrindo assim as portas a uma ferramenta importante para que esteja à disposição de quem dela precisa e que até, oferecem a capacidade de criar um fluxograma online.
