Trata-se simplesmente de um rascunho de fatura que é enviado a um comprador com os dados específicos que posteriormente serão incluídos na fatura original para informar os detalhes e aguardar a sua aprovação. A fatura pró-forma não é um documento comum, mas uma declaração do compromisso do vendedor em promover bens ou serviços específicos ao comprador.
Ao contrário das mais conhecidas, essas notas fiscais não são registradas como contas a receber do vendedor nem como contas a pagar, ou seja, não fazem parte da contabilidade de um negócio como tal. No fundo, desempenha o papel de oferta comercial ou, se for o caso, de rascunho de fatura, sendo um contrato comprador-vendedor que se estabelece como um compromisso entre ambos antes da concretização do negócio final.
Outra utilização que se dá a esta fatura a nível comercial é como voucher, que especifica uma operação que ainda não foi concluída, uma vez que o cliente não recebeu a mercadoria nem a pagou. Para detalhar a diferença de uma fatura comum, o pró-forma deixa claro o que está no mesmo documento além de ter outra série numérica ou simplesmente não é numerado e não pode ser substituído por um comum. Na área do direito, esta fatura é utilizada como sentença final para possibilitar o desenvolvimento de um processo judicial. Por sua vez, no comércio internacional, esta nota fiscal deve ser entregue na alfândega quando a real não estiver disponível no momento do embarque.
Existem dois grupos estabelecidos no caso da linguística, que são:
- Pró-forma pronominal: é o mais conhecido, serve para fornecer um sintagma nominal ou determinante se for o caso.
- Pró-forma não pronominal: em nossa língua tal conceito não existe, porém em italiano, francês ou catalão é usado. A função disso é substituir uma frase proposicional, dependendo do idioma, ela pode ter diferenças e particularidades.
Os dados a serem consignados na referida fatura são os seguintes:
- Encontro.
- Nomes.
- Razões comerciais vendedor-comprador.
- Denominação e quantidade precisa da mercadoria.
- Preço unitário e quantidade de mercadoria.
- Forma e condições de pagamento.
- Tipo de embalagem.
- Condições de entrega da mercadoria.
- Nenhuma assinatura autorizada é necessária.
- Esses dados podem ser consignados na fatura comercial uma vez que o pedido tenha sido confirmado pelo comprador.
