Uma despesa é um custo que ocorre como parte das atividades operacionais de uma empresa durante um período contábil específico. De acordo com o método de contabilidade de exercício, uma despesa é relatada na demonstração do resultado do período quando: o custo corresponder melhor à receita relacionada, o custo se esgotar ou expirar, ou houver incerteza ou dificuldade em mensurar o benefício de custo futuro.
Por exemplo, ao preparar a declaração de renda de um varejista para o mês de agosto, o custo das mercadorias que foram vendidas naquele mês deve ser relatado. (A data em que o varejista pagou pelas mercadorias não é relevante.) Comissões que a equipe de vendas ganhapor terem vendido as mercadorias em agosto, elas devem ser relatadas como despesa na demonstração do resultado de agosto (mesmo que as comissões sejam pagas em setembro). O custo da eletricidade usada no oitavo mês também deve ser incluído como despesa na demonstração do resultado do mês (mesmo que a conta seja recebida em setembro e paga em outubro). Esses exemplos indicam que uma despesa pode ocorrer em um período contábil diferente do período em que a empresa paga pelo item. Portanto, a palavra despesa tem um significado diferente de pagamento.
As despesas são freqüentemente divididas em duas classificações principais: operacionais e não operacionais.
As despesas operacionais envolvem as atividades principais de uma empresa. Por exemplo, as despesas operacionais de um varejista incluem: custo dos produtos vendidos e despesas com vendas, gerais e administrativas (SG&A). A empresa pode classificar essas despesas por departamento, linha de produtos, filial, etc.
As despesas não operacionais de um varejista referem-se às suas atividades acessórias. Uma despesa não operacional comum para um varejista é a despesa de juros.
A conta de despesas é uma conta contra o patrimônio líquido com saldo devedor. Isso significa que o patrimônio líquido é reduzido à medida que o negócio gera mais despesas. Isso faz sentido, pois as despesas diminuem o lucro líquido ou o lucro da empresa. Você pode ver isso claramente na equação de contabilidade expandida, onde:
Patrimônio líquido = patrimônio líquido - retiradas + receitas - despesas.
À medida que a conta de despesas aumenta, o capital total da empresa diminui.
