A indexação extraindo automaticamente dados de um conjunto de um determinado documento ou texto externo serve para dar detalhes completos do mesmo. Esses dados podem ser de texto, até mesmo imagem e som. Esse processo é realizado por meio de um programa de computador que escolhe os elementos seguindo uma série de parâmetros previamente estabelecidos. Este processo nada mais é do que uma classificação com palavras-chave ou elementos-chave que facilitam sua busca entre um grande grupo de similares.
A indexação automática é comum entre organizações que trabalham entre recursos humanos e administrativos. Grandes quantidades de informações devem ser classificadas e classificadas em séries ordenadas para que sua localização seja precisa tanto para quem as requer como para quem mantém o sistema.
O armazenamento de dados é vital para qualquer organização, não só para manter um histórico, mas para ter um suporte de segurança estendido para garantir que o conteúdo dos documentos seja verdadeiro e que em caso de perda haja um backup para verificá- lo.
Os indexadores convertem linguagem controlada (descritores e cabeçalhos de assuntos) após pesquisar e encontrar seus equivalentes nos idiomas de indexação (dicionário de sinônimos, listas de cabeçalhos de assuntos ou lista de descritores alfabéticos). Desta forma, esses descritores ou cabeçalhos de assunto são usados para armazenar esses documentos em bancos de dados ou catálogos e também para recuperá-los para recuperação posterior. Portanto, o objetivo geral da indexação é o armazenamento e recuperação de informações.
